Sommaire
S’identifier sur APM
APM se situe à l’adresse https://apm.actecil.fr. Pour pouvoir utiliser l’application vous devez disposer d’un compte. Pour obtenir un compte de démonstration merci de prendre contact avec Actecil à l’adresse Demander un compte de démonstration.
Pour vous identifier vous devez disposer du nom de votre organisation, de votre nom d’utilisateur et de votre mot de passe.
Vous serez alors redirigé vers la page d’accueil de votre compte APM. Le menu en haut de la page permet de naviguer dans l’application.
La gestion des intervenants
Les intervenants sont toutes les personnes qui apparaissent durant la mise en place du registre des traitements. Il s’agit à la fois des utilisateurs qui peuvent se connecter au compte APM mais également des personnes qui sont uniquement référencées par les traitements (chef de projet, contact technique, …).
Pour gérer les intervenants vous devez vous rendre sur la page : → ORGANISATION → Intervenants
Vous pouvez ajouter un nouvel intervenant avec le bouton « Ajouter un Intervenant » ou modifier un intervenant existant en cliquant sur son nom d’utilisateur dans la liste.
L’option « Utilisateur du Logiciel » permet de spécifier si l’intervenant pourra ou non se connecter sur APM. Si il est utilisateur du logiciel il recevra alors un email avec son nom d’utilisateur et son mot de passe.
Il est important de désigner au moins un intervenant qui sera :
- soit DPO si vous avez un Data Protection Officer (DPO)
- soit Responsable de la Conformité si vous ne disposez pas de DPO.
Pour plus d’informations sur la gestion des intervenants nous vous invitons a suivre ce lien → Gestion des intervenants.
La gestion des structures
Les structures représentent les entités de votre organisation qui disposent d’un numéro de SIRET. Les traitements que vous définirez ensuite seront rattachés aux structures.
Pour gérer les structures vous devez vous rendre sur la page : → STRUCTURES → Listes des Structures
Vous pouvez ajouter une nouvelle structure avec le bouton « Ajouter une Structure» ou modifier une structure existante en cliquant sur son nom dans la liste.
Un DPO peut être associé à une structure, il sera alors responsable de tous les traitements de cette structure et de ses structures filles. Ici « M Gareau Aubert » est le DPO des trois structures.
Il est possible de définir les droits des utilisateurs par structure, ainsi un utilisateur peut avoir le droit d’éditer les traitements de la structure « Telecomweb-FAI » mais pas ceux de la structure « Telecomweb-Réseaux».
Le DPO d’une structure dispose naturellement de tous les droits sur une structure.
Pour pouvoir gérer le registre des traitements il est indispensable de disposer d’au moins une structure.
Pour plus d’informations sur la gestion des structures nous vous invitons a suivre ce lien → Gestion des structures.
La gestion du registre des traitements
La gestion du registre des traitements est le cœur de métier de l’application APM. Il s’agit de définir tous les traitements de votre organisation mettant en œuvre l’utilisation de Données à Caractères Personnelles (DCP), de les valider et les maintenir à jour au cours de leur cycle de vie.
Pour gérer le registre des traitements vous devez vous rendre sur la page : → TRAITEMENTS → Liste des Traitements
Vous pouvez ajouter un nouveau traitement avec le bouton « Saisir un nouveau traitement» ou modifier un traitement existant en utilisant les actions du menu déroulant présent sur la droite du tableau.
Le cycle de vie d’un traitement passe par 4 états:
- Brouillon: il est en cours de création.
- En cours de validation: demande faite auprès du responsable (Facultatif).
- Traitement activé: il est en cours d’utilisation.
- Traitement fermé: il n’est plus en cours d’utilisation.
Un traitement qui est en production n’est plus éditable, il est nécessaire de créer une nouvelle version si des modifications doivent y être apportées durant son cycle de vie.
Actecil fournit des modèles de traitements préremplis qui permettent de créer des traitements types rapidement. Exemples :
- Collectivités : Dématérialisation du contrôle de légalité
- Collectivités : Gestion des PCA relatifs à une pandémie grippale
- Collectivités : Gestion des listes de chambres d’hôtes
- Collectivités : Gestion d’un système d’information géographique
- Collectivités : Lutte contre la vacance des logements
Pour plus d’informations sur la gestion du registre des traitements nous vous invitons a suivre ce lien → Gestion des traitements.
Le gestionnaire des tâches
Le gestionnaire des tâches permet de tracer les actions à réaliser ou qui ont été réalisées dans le cadre de la création du registre des traitements.
Pour gérer les tâches vous devez vous rendre sur la page : → GESTIONNAIRE DE TÂCHES → Gestionnaire de tâches
Vous pouvez créer une nouvelle tâche avec le bouton « Créer une nouvelle tâche» ou modifier une tâche existante en utilisant les actions présentes à coté du nom sous forme d’icônes.
Chaque tâche est composée d’une date de début, de fin et d’une liste d’étapes à réaliser.
Actecil fournit des modèles de tâches préremplis qui permettent de créer des tâches types rapidement. Exemples :
- Actualisation du registre de traitements
- Analyse Conformité du Traitement
- Bilan Annuel DPO
- Cartographie Site Internet
- Cartographie Traitement
- Contrôle sur place de la CNIL
- Création de procédures Informatique et Libertés